مهر نوتاری پابلیک چیست و چگونه در ایران دریافت می‌شود؟

اگر برای ارائه مدارک به یک دانشگاه، اداره مهاجرت، بانک یا سازمان خارجی به مهر نوتاری پابلیک (Notary Public) نیاز دارید، احتمالاً می‌خواهید بدانید این مهر دقیقاً چیست، از کجا می‌توان آن را دریافت کرد و چه هزینه‌ای دارد. نکته مهم این است که اصطلاح نوتاری پابلیک در کشورهای مختلف کاربردها و حدود صلاحیت متفاوتی دارد و در بازار ترجمه رسمی ایران نیز گاهی برای خدمات مربوط به مهر دفتر اسناد رسمی به کار می‌رود.

اگر مقصد شما ترکیه است و در کنار بررسی تأییدات، به ترجمه مدارک خود نیاز دارید، می‌توانید جزئیات خدمات دارالترجمه رسمی ترکی استانبولی درسا را مشاهده کنید. البته نیاز به ترجمه رسمی یا تأیید محضری باید بر اساس درخواست مرجع دریافت‌کننده مدارک مشخص شود.

مهر نوتاری پابلیک چیست؟

Notary Public به شخص یا مقامی گفته می‌شود که طبق قوانین یک کشور یا حوزه قضایی، صلاحیت انجام برخی امور محضری مانند گواهی امضا یا تأیید بعضی اسناد را دارد. در بازار ترجمه رسمی ایران، برخی دارالترجمه‌ها از عبارت «مهر نوتاری پابلیک» برای خدمات مربوط به مهر یا تأیید دفتر اسناد رسمی استفاده می‌کنند. بااین‌حال، این دو اصطلاح همیشه معادل یکدیگر نیستند و باید مشخص شود مرجع خارجی دقیقاً چه نوع تأییدی می‌خواهد.

برای مثال، در برخی نظام‌های حقوقی، Notary می‌تواند امضای یک شخص را طبق تشریفات قانونی گواهی کند یا برخی اسناد را تأیید کند. بااین‌حال، پیش از اقدام باید از سازمان درخواست‌کننده پرسید که دقیقاً چه نوع گواهی لازم است و آیا تأیید صادرشده در ایران را می‌پذیرد یا خیر.

حدود اختیارات Notary Public در کشورهای مختلف یکسان نیست. برای مثال، اگر سازمان دریافت‌کننده بخواهد امضای یک سند به‌صورت محضری تأیید شود، ممکن است لازم باشد فرد سند را در حضور Notary امضا کند یا امضای خود را طبق تشریفات قانونی تأیید کند. بنابراین، صرف اینکه یک سند ترجمه رسمی شده باشد، لزوماً به معنای انجام تمام تأییدات موردنیاز نیست.

نکته: مهر نوتاری به‌تنهایی به معنای تأیید صحت تمام اطلاعات و ادعاهای داخل سند نیست؛ اثر آن به نوع گواهی و اقدام محضری انجام‌شده بستگی دارد.

آیا مهر نوتاری پابلیک در ایران همان مهر دفترخانه اسناد رسمی است؟

همانطور که گفتیم بر اساس برخی منابع فارسی مهر نوتاری پابلیک را به نوعی همان مهر دفاتر اسناد رسمی اعلام می کنند. برخی دارالترجمه‌های رسمی، پیگیری دریافت این تأیید را از طریق دفتر اسناد رسمی به مشتریان خود ارائه می‌کنند. بااین‌حال، پیش از سفارش باید از دارالترجمه پرسید که دقیقاً چه نوع تأییدی دریافت می‌شود و آیا همان تأیید مورد قبول سازمان مقصد است یا خیر.

در ایران، دفاتر اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات کشور فعالیت می‌کنند. ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی، تشکیل این دفاتر را برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی پیش‌بینی کرده است و ماده ۲۰ نیز به تصدیق امضا ذیل نوشته‌های عادی می‌پردازد. بااین‌حال، نباید مهر یا گواهی دفترخانه ایرانی را بدون بررسی، معادل مجوز Notary Public در یک کشور خارجی دانست؛ زیرا نوع تأیید و حدود صلاحیت مرجع محضری می‌تواند متفاوت باشد.

منبع:  قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

نکته: بایستی خوب دقت کنید که اگر یک سازمان و یا کشور خارجی از شما مهر نوتاری خواست قبل از هر اقدامی از سازمان مربوطه و یا حتی دارالترجمه رسمی بپرسید که دقیقا چه خدماتی توسط دفتر اسناد رسمی همکار با دارالترجمه صورت می گیرد.

چگونه در ایران مهر نوتاری پابلیک بگیریم؟

برای شروع، لازم نیست مستقیماً سفارش مهر یا ترجمه ثبت کنید. ابتدا این چهار مرحله را انجام دهید:

1. درخواست سازمان مقصد را بررسی کنید. مشخص کنید که آیا تأیید کپی، گواهی امضا یا اقدام محضری دیگری موردنیاز است.
2. با دارالترجمه رسمی یا دفتر اسناد رسمی مشورت کنید. متن درخواست سازمان مقصد را ارائه دهید تا نوع اقدام قابل انجام مشخص شود.
3. مدارک را طبق دستورالعمل آماده کنید. اصل مدرک، کپی، ترجمه رسمی یا مدارک هویتی را تنها در صورتی تهیه کنید که برای همان خدمت لازم باشند.
4. هزینه و تأییدات بعدی را بررسی کنید. پیش از پرداخت، بپرسید که خدمت شامل چه مراحلی است و آیا بعد از مهر دفترخانه به تأییدات دیگری نیاز دارید یا خیر.

اگر مدارک شما برای ارائه به یک دانشگاه، شرکت یا سازمان عربی‌زبان نیاز به ترجمه رسمی دارند، می‌توانید جزئیات خدمات دارالترجمه رسمی عربی درسا را نیز بررسی کنید. توجه داشته باشید که ترجمه رسمی و تأیید محضری دو اقدام متفاوت‌اند و لازم بودن هرکدام باید با توجه به درخواست مرجع مقصد مشخص شود.

نکته مهم این است که دریافت مهر دفترخانه ایرانی، به‌تنهایی تضمین نمی‌کند که سند در کشور مقصد پذیرفته شود. نوع تأیید باید با درخواست مرجع دریافت‌کننده مطابقت داشته باشد.

چه مدارکی ممکن است به مهر نوتاری پابلیک نیاز داشته باشند؟

نوع مدرکی که نیاز به تأیید محضری دارد، به درخواست سازمان مقصد بستگی دارد. برای مثال، ممکن است در یک پرونده کپی مدرک تحصیلی و در پرونده‌ای دیگر سند شرکتی یا مدرک شخصی مطرح باشد. بااین‌حال، همه این مدارک لزوماً به یک نوع تأیید نیاز ندارند؛ بنابراین پیش از اقدام باید مشخص شود دقیقاً چه چیزی قرار است تأیید شود.

• مدارک تحصیلی: مانند دانشنامه، ریزنمرات و دیپلم؛ بسته به درخواست مرجع مقصد.
• مدارک شخصی و وضعیت مدنی: مانند شناسنامه یا سند ازدواج، در صورت نیاز پرونده.
• مدارک مالی و ملکی: مانند اسناد ملکی یا مدارک بانکی؛ نوع تأیید موردنیاز باید برای هر سند جداگانه بررسی شود.
• مدارک شرکتی: مانند اساسنامه، روزنامه رسمی و آگهی تغییرات؛ بسته به نوع استفاده و الزامات سازمان دریافت‌کننده.

این موارد نمونه‌هایی از اسناد احتمالی هستند، نه فهرست مدارک الزامی برای همه متقاضیان. برای دریافت خدمت، ممکن است اصل مدرک، کپی آن، ترجمه رسمی یا مدرک هویتی نیز درخواست شود.

هزینه مهر نوتاری پابلیک چه قدر است؟

به صورت کلی نمی توان یک مبلغ ثابت برای این خدمات در نظر گرفت. برای محاسبه هزینه نهایی، این موارد را جداگانه استعلام کنید:

• هزینه اقدام محضری یا تأیید کپی، در صورت نیاز.
• هزینه ترجمه رسمی.
• هزینه تأییدات دادگستری و وزارت امور خارجه، در صورت نیاز.
• هزینه تأیید سفارت یا مرجع خارجی، در صورت نیاز.
• هزینه خدمات پیگیری، پیک یا ارسال مدارک، اگر جداگانه محاسبه می‌شوند.

پیش از سفارش، از دارالترجمه بخواهید هزینه هر مرحله را جداگانه اعلام کند و مشخص کند که کدام خدمات برای پرونده شما ضروری هستند.

مهر نوتاری پابلیک برای چه کشورهایی لازم است؟

برخی دارالترجمه‌های ایرانی، در راهنمای خدمات خود از کشورهایی مانند سوئد، دانمارک و نیوزیلند نام می‌برند که ممکن است برای بعضی پرونده‌ها به تأیید محضری نیاز داشته باشند. بااین‌حال، این فهرست را نباید به‌عنوان الزام همیشگی برای تمام مدارک این کشورها در نظر گرفت.

نوع مدرک و دستورالعمل دانشگاه، اداره مهاجرت، بانک یا سازمان دریافت‌کننده تعیین می‌کند که چه تأییدی لازم است. بنابراین، بهتر است پیش از اقدام، درخواست مرجع مقصد را بررسی کنید و سپس نوع خدمت موردنیاز را از دارالترجمه یا دفتر اسناد رسمی بپرسید.

آیا مهر نوتاری پابلیک همان آپوستیل است؟

خیر. مهر یا گواهی محضری و آپوستیل دو مفهوم متفاوت‌اند. آپوستیل گواهی استانداردی است که در چارچوب کنوانسیون لاهه و برای اسناد مشمول آن، اصالت امضا، سمت امضاکننده و مهر یا تمبر مربوط را تأیید می‌کند؛ اما صحت تمام محتوای سند را تضمین نمی‌کند. بنابراین، پیش از اقدام باید مشخص کنید که مرجع مقصد مهر نوتاری، آپوستیل یا نوع دیگری از تأیید را درخواست کرده است.